Времяпровождение

 

Можете ли вы представить, что на поиск нужных документов на рабочем столе можно потратить ни полчаса, ни месяц, а целых шесть недель?! Именно столько времени в год (по западным исследованиям) уходит у среднестатистического менеджера на борьбу с «бумажными завалами». И это далеко не единственный пример нерационального использования секунд, минут и часов жизни… 

Ищем входы-выходы подобной «безнадеги». Их подскажет особая наука.

 

«Я ничего не успеваю!» — типичные практически для каждого офисного обитателя жалобы. Сотни клиентов, масса звонков и встреч, планерки и совещания, плюс важные, но часто незапланированные задания, — в результате не остается времени ни на вечерний отдых, ни на еженедельные выходные, ни на отпуск. «Да так и вся жизнь пройдет за монитором компьютера и телефоном», — констатируем мы и понимаем, что в привычной схеме нужно что-то менять… К сожалению, подобные проблемы — не редкость. В рамках одного из статистических опросов более 60% респондентов заявили о серьезных перегрузках на работе, 80% пожаловались на нехватку времени на личную жизнь. 70% респондентов подсчитали, что трудятся более сорока часов в неделю (но без должной отдачи). Миллионеры утверждают, что такой рабочий ритм — прямой путь к успеху и денежному благополучию. Но если вы не покидаете офис сутками, а на вашем банковском счету до сих пор нет заветной шестизначной суммы — значит, пришла пора попытаться исправить ситуацию. И для начала хотя бы научиться планировать день.

 

Время от времени 

Наука об управлении временем — «тайм-менеджмент» — появилась еще в 70-х годах прошлого века. Главный секрет грамотного планирования — дисциплинированность, — констатирует бизнес-тренер Диана Кебас. — Сумев организовать себя, вы максимально эффективно реализуете потенциал на решение задач. Ведь, по данным исследований, около 40% времени менеджеры тратят впустую! Примерно столько же отбирает у руководителей административная и «бумажная» работа. Конечно, это не означает, что нужно жить строго по расписанию. Таки весьма полезно рассчитывать не только служебное, но и личное время. Необходимо хотя бы мысленно продумать планы на день, с момента пробуждения до отхода ко сну. Я, как типичный «жаворонок» новую неделю планирую с воскресенья. Стараюсь наиболее ответственные и важные дела уладить до обеда, поскольку утром я максимально активна. А после обеда, когда энергичность сменяется упадком сил, занимаюсь рутинными вопросами, например, упорядочением документов или телефонными звонками.

 

По словам тренера, «бумажная» работа (а точнее, неправильное ее планирование) — один из главных врагов служебного времени. Кстати, постарайтесь приучить себя находить время для наведения порядка в документации. Превратите это в маленький ритуал. Например, в середине недели сделайте ревизию на рабочем столе, систематизируйте бумаги, положите наверх каждой стопки наиболее важные документы, требующие срочной обработки. Отложите в сторону сомнительные и ответьте на вопрос: что случится, если их выбросить?

 

Интересно, что некоторые специалисты рекомендуют и вовсе не отвлекаться на входящие звонки и корреспонденцию. Например, отключить стационарный и мобильный телефоны, настроить в Outlook Express прием электронной почты с периодичностью в два-четыре часа (а не каждые пять минут, как установлено по умолчанию). Возможно, такие методы окажутся довольно действенны, скажем, для бухгалтеров, которым нужно сосредоточиться на выполнении предельно точных и ответственных заданий (сдаче квартального отчета и т. п.). Но сотрудникам, работа которых напрямую связана с постоянным общением и обменом информацией, такой подход только навредит! Получив запоздавший запрос на комментарий для издания, PR-менеджер упустит возможность лишний раз упомянуть компанию в СМИ и, таким образом, укрепить ее репутацию на рынке. Журналист не сможет использовать полученную позже намеченного срока информацию. А менеджер по продаже и вовсе рискует лишиться потенциальных клиентов и выгодных сделок!

 

Среди типичных ошибок планирования времени — неумение расставлять приоритеты. Помимо элементарного составления планов на день, неделю, месяц, год, необходимо четко представлять, что самое важное, а что может подождать. Срочным задачам присвойте категорию «А» и немедленно приступите к их выполнению, не забыв назначить сроки готовности. И не забудьте перенести невыполненную часть работы на следующий день (неделю)! Не расстраивайтесь, если не удается справиться с большим долгосрочным заданием «одним махом». Вам поможет методика «нарезания салями»: просто выполняйте проект небольшими частями.

 

К техническим ошибкам при планировании можно отнести такие:

• для выполнения задачи вы не отводите конкретное время и место в расписании. Или все записываете в разных местах (ежедневнике, органайзере, на стикере, обрывке бумаги на столе и т. п.);

• для решения дел выбираете совершенно неподходящее время. Не принятые вами во внимание природные биоритмы (деление на «жаворонков» и «сов») могут стать препятствием для выполнения работы в срок; 

• ошибки в расчете времени, необходимого для выполнения заданий;

• возможно, вы просто неподходящий исполнитель для порученного дела. Причин может быть несколько: некомпетентность или, скажем, скучная или трудная для вас работа. Что делать в таком случае? Найдите помощников. Или попробуйте внести разнообразие, чередуя основное задание с более интересными делами, уделяя особое внимание своевременным перерывам. Выполнять чрезмерно сложную задачу можно и по принципу составления архива старых фотографий. Сначала мысленно соберите все «карточки», затем разложите их в хронологическом порядке и разбейте на тематические группы. Затем рассортируйте снимки так, как вам хотелось бы их видеть в фотоальбоме. И, наконец, распределите по одному фотоальбому на неделю. Ну вот, дело практически сделано!

 

Интервью у Дианы Кебас брала Юлия ДАНКОВА для журнала "Пропоную роботу".

 

 

“Размещая этот текст где-то в сети, укажите автора, пожалуйста”

С уважением и благодарностью, Диана Кебас.